Бюро переводов, как и любая компания, − это единый организм, жизнь которого невозможна без слаженной и эффективной работы. Информация – «кровь» любой организации, которая должна свободно циркулировать по ней и «подпитывать» каждый орган или подразделение. Таким образом, налаженный информационный обмен внутри БП на всех уровнях не менее важен, чем, к примеру, финансовые потоки или компьютерная сеть. Но об этом почему-то нередко забывают, наивно полагая, что информация дойдет до адресата сама собой и когда нужно. Но это опасное заблуждение.
Информация решает все
Внутрикорпоративные коммуникации нужно создавать и поддерживать на должном уровне. В успешной современной компании каждый сотрудник знает не только, что ему положено «по штату», но и основные этапы и особенности технологического процесса, общее состояние дел в компании, ход реализации основных проектов. Только при этом он в полной мере понимает, что от него требуется «на выходе».
В противном случае велика вероятность возникновения ошибок из лучших побуждений. Когда кто-то, не обладая полной информацией, посчитал, что будет лучше сделать так, а не иначе, и подвел своих коллег, потому что обстоятельства уже изменились.
Увы, до сих пор многие компании действуют по шаблону, сохраняющемуся с советского времени, когда рядовые сотрудники были фактически выключены из внутреннего информационного процесса и знали, что происходит, только на уровне своего рабочего места. В то время это было возможно, т.к. все жили и работали по централизованным жестким планам, но с наступлением рыночных отношений все изменилось.
Ситуация на рынке стала меняться с калейдоскопической быстротой, что потребовало изменения подхода к информационным процессам внутри организаций и особенно внутри компаний малого и даже среднего бизнеса, занимающихся интеллектуальной деятельностью. Чтобы выжить, им стало необходимо вовлекать в управленческий процесс буквально всех сотрудников, т.е. обеспечить свободную циркуляцию информации и сделать участником информационного обмена каждого специалиста. В итоге получились гибкие команды, самостоятельно регулирующие свою деятельность и в режиме реального времени решающие возникающие задачи.
Зачем необходима внутренняя коммуникация в бюро переводов
Работа над переводом – проектная деятельность, которая требует развитой внутренней коммуникации сотрудников. Для этого они должны владеть информацией о том, что происходит у их коллег. Некоторые проблемы могут быть решены только с привлечением всех сотрудников, участвующих в проекте: методом мозгового штурма.
Кстати, компании с развитой внутренней коммуникацией характеризуются меньшим количеством конфликтов и более здоровой общей атмосферой. Потому что любые недосказанности рождают мифы, а мифы, в свою очередь, приводят к возникновению страхов, напряжений и т.д. Наивно думать, что информацию можно скрыть – она обладает свойством просачиваться через любые препоны, попутно обрастая выдуманными деталями, что существенно увеличивает напряжение в организации за счет ложных представлений.
Успех любого проекта обеспечивается свободным обменом информацией между всеми вовлеченными в проект, регулярным информированием всех членов проектной команды о ходе его реализации. А это, в свою очередь, положительно сказывается на сроках реализации проекта. Когда отдельный специалист оказывается отрезанным от информации, он вряд ли сможет спланировать свою работу так, чтобы успеть вовремя и сделать максимально качественно, потому что, как правило, он участвует в реализации сразу нескольких проектов одновременно.
Простой пример. При работе над презентацией из PowerPoint оказалось, что заказчик забыл затереть ненужный текст под иллюстрациями. Этот текст попал к переводчикам, которые, в условиях цейтнота, вынуждены были потратить ценное время на новую работу, никому не нужную. Но их не предупредили. Можно ли было избежать эту проблему? Да. Но внутренние коммуникации в бюро переводов оказались не на высоте.
Практически каждый проект имеет определенные этапы, чтобы установить их, нужно знать, сколько времени будет затрачено на каждую технологическую операцию. Ритмичность работы над проектом на 90% определяется четкостью первоначального планирования, что требует знания и понимания сути каждого процесса всеми членами проектной команды. А это приобретается только в диалоге между членами проектной команды.
Почему внутренние коммуникации важны сотрудникам переводческой компании
Взаимодействуя между собой, члены проектной команды оптимизируют свою собственную деятельность, т.к. часть их работы и проблем видна только изнутри. Следовательно, внутренние коммуникации – это не отвлечение от основной работы, а то, что производится в их же собственных интересах.
Об этом руководству БП необходимо информировать своих сотрудников. И подавать в этом личный пример, регулярно выдавая и принимая обратную связь. Настройка бизнес-процессов переводческой компании как раз и заключается в совершенствовании диалога между сотрудниками бюро, в том, чтобы обратная связь стала нормой и не воспринималась как критика.
Кроме этого, внутренние коммуникации способствуют решению вопросов внутреннего документооборота. Чтобы успешно выполнить проект по переводу, всей проектной команде требуется обеспечить работу над последними версиями документов. И, если кто-либо из сотрудников вносит правки, информация об этом должна доходить до всех членов команды, кого это касается. Причем, нужно еще и проконтролировать, чтобы все заинтересованные специалисты получили последнюю версию документа. И снова не обойтись без внутренних коммуникаций.
Кстати, новая модель бизнеса – Agile – своим краеугольным камнем имеет как раз развитую систему внутрикорпоративных коммуникаций. Делайте выводы!
Комментарии 0